05.Januar 2009 | Beiträge – jüdisches berlin | Gemeinde

Aus dem Vorstand: Bericht des Dezernenten für Personal und Verwaltung, Mark Jaffé

Es gibt nur wenige Bereiche in der Jüdischen Gemeinde zu Berlin, die für die Mitglieder so undurchsichtig und unklar erscheinen wie die Verwaltung und der Personalbereich. Verstärkt wird dieser Eindruck dadurch, dass, wenn man etwas aus diesen Bereichen hört, dies häufig nicht erfreulich ist.
Für Außenstehende sind diese Bereiche daher mehr mit der Vorstellung einer »Black Box« verbunden. Aus diesem Grund ist es mir wichtig, diese Schachtel für Sie zu öffnen und Ihnen, bildlich gesprochen, den derzeitigen Inhalt zu präsentieren und einen Ausblick in die Zukunft zu geben.
Derzeit arbeiten unter dem Dach unserer Gemeinde 384 Mitarbeiter. Die Dezernate Bildung und Jugend machen circa 33Prozent aus und die Dezernate Soziales und Integration sowie Kultus jeweils 15 Prozent der Stellen.
Die Personalkosten stellen mit einem Anteil von rund 80 Prozent die größte Position im Etat dar. Trotz sinkender Mitarbeiterzahlen steigt dieser Anteil jährlich weiter an, was auf folgende zwei Faktoren zurückzuführen ist: Gehaltsanpassungen bei den Mitarbeitern sowie das steigende Pensionsaufkommen für die ehemaligen Mitarbeiter.
Es ist für jeden nachvollziehbar, dass beides nicht Jahr für Jahr so weitergehen kann, wenn die Leistungen der Gemeinde für ihre Mitglieder und Mitarbeiter in der bisherigen Form aufrecht erhalten werden sollen.
In diesem Zusammenhang ist es natürlich wichtig, auch den zukünftigen Bedarf an qualifizierten Mitarbeitern korrekt und nachvollziehbar zu planen und dementsprechend zu vergüten. Als wichtiger Teil dieser Strategie bekommt das Thema »regelkonformes« Eingruppieren der Mitarbeiter einen hohen Stellwert. Ziel ist es dabei, dass Mitarbeiter gemäß ihrer Vorbildung und ihren ausgeübten Aufgaben auf Grundlage von transparenten Kriterien in eine bestimmte Vergütungsklasse eingruppiert werden. Diese Maßnahmen erfolgen nach einem standardisierten Verfahren gemäß der »Beschreibung des Aufgabenkreises« (BAK) und werden in der Gemeinde seit Mai 2008 konsequent angewendet. Neben dem Zweck der korrekten Eingruppierung und der eindeutigen Aufgabenbeschreibung dient die BAK als Grundlage für eine klare Kompetenz- und Vertretungsregelung von Mitarbeitern. Darüber hinaus soll aus ihr die Ableitung eines aktuellen Anforderungsprofils für eine Stelle erfolgen.
Die bestehenden Aufgabenbereiche wurden teilweise durch die Mitarbeiter in den 90er Jahren selbst beschrieben. Diese Darstellung berücksichtigte in der Regel jedoch keine bereichsübergreifenden funktionalen Abläufe. Auch sind diese nicht aus der Sicht der Arbeitsoptimierung niedergeschrieben worden. Daher kommt es vor, dass in den unterschiedlichen Bereichen gleiche oder sehr ähnliche Tätigkeiten von verschiedenen Mitarbeitern durchgeführt werden.
Somit schließt sich hier wieder der Kreis. Ohne ein aussagekräftiges Anforderungsprofil kann ein Qualifizierungsbedarf von Mitarbeitern nicht frühzeitig erkannt und geplant werden. Verfolgt man diesen Gedanken weiter, lässt sich sagen, dass ohne ein geeignetes Personalentwicklungskonzept kein Stellenabbau betrieben werden kann. Vakante Stellen können kaum aus den Reihen der Mitarbeiter besetzt werden – daher wird man in der Regel auf Neueinstellungen ausweichen, wenn man die Stellen besetzen muss. Dies ist darauf zurückzuführen, dass in der Vergangenheit kaum Fortbildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen durchgeführt wurden, die dies berücksichtigt hätten.

Ein weiteres großes Betätigungsfeld im Personalbereich, an dem gegenwärtig gearbeitet wird, ist die Überarbeitung der zum Teil über 30 Jahre alten Ordnungen und Regelungen der Gemeinde. Dazu gehören vor allem unsere drei Versorgungsordnungen, die Arbeitsordnung, die Vertrauensratsordnung sowie die praxisgerechte Umsetzung der neuen Datenschutzordnung. Bei all diesen Ordnungen ist die Anpassung an die heutigen finanziellen und gesetzmäßigen Verhältnisse notwendig. Hierbei werden die verschiedenen Gremien der Jüdischen Gemeinde, insbesondere der Vertrauensrat als Personalvertretung, mit einbezogen.
In der Organisation gilt es zukünftig, sich verstärkt mit ineffektiven Arbeitsabläufen auseinanderzusetzen. Hierbei ist der konsequente Einsatz der Informationstechnologie in möglichst alle Bereiche verstärkt einzubringen. Es gilt, die Beschaffung von Informationen wie zum Beispiel Zahlungsstände zu vereinfachen. So wurden in der Vergangenheit komplexe, jedoch regelmäßige Finanzdaten in kleinteiliger Arbeit über einen Zeitraum von Tagen zusammengetragen. In Zukunft sollen diese Informationen mit den Mitteln eines modernen Datenmanagements mit Hilfe von vordefinierten Standardberichten automatisch ermittelt werden können. Voraussetzung hierfür ist die Erarbeitung und Umsetzung eines neuen umfangreichen IT-Konzeptes.
Dieses gliedert sich in zwei Teile: Der erste Teil deckt den Bereich der Benutzerunterstützung ab. Hierbei ist die Hilfestellung in Form von Einweisungen und auch der einfachen Benutzerhilfe bei Problemen gemeint. Der zweite Teil schließt zum einen die vereinfachte Einrichtung und Wartung von Rechnersystemen ein, zum anderen die Integration der verschiedenen Systeme, damit alle Bereiche auf die für sie relevanten Informationen zugreifen können. So sollen in Zukunft zum Beispiel persönliche Anschreiben an die Mitglieder, wie sonst auch in der freien Wirtschaft üblich, direkt auf die Briefe gedruckt und anschließend kuvertiert werden. Bisher waren mit diesem Vorgang, bei dem erst die anzuschreibenden Adressen aufwendig bestimmt, anschließend auf Etiketten gedruckt und zu guter letzt per Hand eingetütet und etikettiert wurden, mindestens zwei Abteilungen für bis zu drei Arbeitstage beschäftigt.
Es geht hierbei nicht darum, bestehende Rechnersysteme abzulösen, sondern es geht um die schrittweise Erweiterung und Integration bestehender Standardsoftware. Ziel soll es sein, dass sämtliche Mitarbeiter in der Verwaltung und den Bereichen, die mit der Verwaltung zusammenarbeiten, eine gemeinsame Softwareplattform auf Basis eines Internet-Browsers erhalten, mit dem sie gemeinsam mit dem kürzlich überarbeiteten Email- und Internetsystem der Gemeinde ihre täglichen Aufgaben erfüllen können.
Wichtig ist, dass wir in Zukunft gerade in den Personal- und Verwaltungsbereichen gemeinsam eine neue, moderne Struktur des Arbeitens schaffen, damit sich jeder Mitarbeiter im neuen Arbeitsablauf sowohl heute als auch in einigen Jahren nicht nur zu recht findet, sondern diesen auch konsequent und nachhaltig lebt, so dass frei werdende Stellen nicht nachbesetzt werden müssen.